Приложение к Постановлению от 13.06.2007 г № 315 Регламент
Регламент администрации урупского муниципального района 1. общие положения:
1.1.Настоящий Регламент в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Карачаево-Черкесской Республики, республиканскими законами, указами Президента Карачаево-Черкесской Республики, Положением об администрации Урупского муниципального района, утвержденным решением Совета Урупского муниципального района от 24.01.2006 N 8, Уставом Урупского муниципального района, принятым решением Урупского муниципального района от 10 марта 2006 года N 34 устанавливает основные правила организации деятельности Главы Урупского муниципального района по реализации его полномочий и Администрации Урупского муниципального района (далее - администрация)
1.2.Глава Урупского муниципального района в соответствии с действующим законодательством издает постановления и распоряжения. Постановления и распоряжения Главы Урупского муниципального района, принятые в пределах его полномочий, обязательны для исполнения на всей территории Урупского муниципального района.
Проект распоряжения о распределении обязанностей между Заместителями главы и управляющим делами администрации муниципального района готовится управляющим делами администрации в месячный срок после вступления в должность Главы Урупского муниципального района, в соответствии с действующим законодательством. Внесение изменений в распределение обязанностей проводится в том же порядке.
1.3.В случаях, когда Глава Урупского муниципального района не может исполнять свои обязанности, их временно исполняет Заместитель главы администрации по распоряжению Главы.
1.4.Структура, штатное расписание и смета администрации утверждается решением Совета Урупского муниципального района
1.5.Руководство администрацией осуществляет Глава Урупского муниципального района.
Заместители главы администрации, управляющий делами выполняют свои функции в соответствии с распределением обязанностей, утверждаемых Главой Урупского муниципального района.
1.6.Отделы, управления администрации осуществляют свои функции в соответствии с положениями, разрабатываемыми их руководителями и утверждаемыми Главой Урупского муниципального района в месячный срок со дня их образования. Внесение изменений в положения проводится в том же порядке.
Организует и контролирует данную работу отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению администрации. Должностные инструкции руководителей отделов, управлений Администрации утверждаются Главой Урупского муниципального района.
Руководители структурных подразделений администрации в месячный срок со дня назначения и далее, по мере необходимости, разрабатывают и утверждают должностные инструкции всех подчиненных сотрудников по единой типовой форме, устанавливаемой Управлением Президента Карачаево-Черкесской Республики по кадровым вопросам и местному самоуправлению.
Копии утвержденных должностных инструкций находятся в личных делах сотрудников.
1.7.Работу по совершенствованию деятельности работников администрации, обеспечению необходимых условий работы, организации их учебы координирует Глава Урупского муниципального района.
1.8.Отдельные направления деятельности администрации могут регламентироваться и конкретизироваться специальными инструкциями, которые разрабатываются под руководством Заместителей главы администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними.
1.9.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в подразделениях администрации возлагается на их руководителей.
1.10.Работники администрации несут ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них конфиденциальной информации.
1.11.Методическое руководство, контроль и проверка соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется общим и архивным отделами администрации.
Инструктивные материалы общего и архивного отделов администрации по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для всех исполнителей.
1.12.Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, обязательны для всех муниципальных служащих и технических работников.
2.Организация и планирование работы администрации
2.1.Глава Урупского муниципального района определяет основные направления деятельности администрации, отделов, управлений администрации и органов местного самоуправления Урупского района.
2.2.Глава Урупского муниципального района проводит совещания с Заместителями главы администрации, руководителями отделов, управлений администрации, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций.
2.3.Заместители главы администрации координируют деятельность соответствующих структурных подразделений и должностных лиц администрации, предварительно рассматривают и визируют подготовленные ими документы, взаимодействуют с органами местного самоуправления и организациями.
2.4.По результатам рассмотрения документов Глава Урупского муниципального района, Заместители главы администрации дают поручения в форме резолюций, оформляемых и регистрируемых в установленном порядке.
2.5.Выезд в командировку Заместителей главы администрации и иных должностных лиц администрации, руководителей структурных подразделений администрации осуществляется на основании распоряжения Главы Урупского муниципального района.
2.6.Деятельность администрации осуществляется в соответствии с перспективными и текущими планами, которые служат основой для планирования работы должностных лиц и структурных подразделений администрации.
2.7.Планы работ администрации утверждаются Главой Урупского муниципального района. Текущее планирование работы администрации осуществляется путем принятия планов работ администрации на квартал.
Администрация осуществляет текущее планирование также путем принятия иных планов: по подготовке правовых актов, расширенных совещаний, основных мероприятий, районного и республиканского значения.
2.8.Планирование работы самостоятельных подразделений администрации осуществляется путем разработки текущих и иных планов в соответствии с федеральным и республиканским законодательством, положениями о структурных подразделениях администрации с учетом планов администрации.
2.9.Предложения Заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации к плану работ администрации на очередной квартал до первого числа месяца, предшествующего соответствующему кварталу, направляются управляющему делами администрации.
Управляющий делами администрации до пятнадцатого числа месяца, предшествующего соответствующему кварталу, обеспечивает подготовку проекта плана работы администрации на квартал, с учетом поступивших предложений. План работы администрации подлежит согласованию с Заместителями главы администрации и утверждается Главой Урупского муниципального района.
Согласование указанного проекта постановления Главы Урупского муниципального района осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом для согласования проектов правовых актов.
2.10.Утвержденные планы работы администрации направляются Заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации, Главам городского и сельских поселений.
2.11.Отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению ежемесячно составляет сведения об основных мероприятиях районного значения, проводимых администрацией.
Отделы, управления администрации, Главы городского и сельских поселений в срок до 18 числа месяца, предшествующего планируемому периоду, направляют планы проводимых мероприятий в отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению.
В планах указываются проводимые мероприятия (собрания, конференции, совещания, семинары), рассматриваемые на них вопросы, дата, место и время проведения, количество участников и категории приглашенных.
2.12.В случаях, если запланированное мероприятие по каким-либо причинам не может быть выполнено в срок или предлагается исключить его из плана, ответственное лицо сообщает об этом в отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению администрации не позднее чем за 2 недели до намеченного срока проведения мероприятия.
2.13.Координация вопросов по подготовке мероприятий с участием Главы Урупского муниципального района возлагается на отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению администрации.
3.Исполнение поручений Главы
Урупского муниципального района,
Заместителей главы администрации
3.1.Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах Главы Урупского муниципального района, протоколах и решениях совещаний Главы Урупского муниципального района, организуется Заместителями главы администрации, руководителями отделов и управлений администрации, предприятий, учреждений и организаций, которым адресованы поручения.
Поручения Главы Урупского муниципального района, Заместителей главы администрации даются также в форме резолюций к рассматриваемым документам.
3.2.Доведение поручений до лиц, ответственных за их исполнение, обеспечивается общим отделом администрации.
Поручения, содержащиеся в правовых актах, доводятся до исполнителей путем направления копии правового акта не позднее трех дней со дня издания данного правового акта. Поручения, содержащиеся в протоколах и решениях совещаний, доводятся до исполнителей путем направления выписки из протокола или решения совещания не позднее трех дней с даты проведения совещания.
3.3.Поручение исполняется в срок, указанный в поручении или в документе, исполнение которого предусмотрено поручением. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях со дня получения лицом, ответственным за исполнение поручения, соответствующих документов. Сроки исполнения поручений, содержащихся в правовых актах Главы Урупского муниципального района, исчисляются со дня вступления в силу правового акта Главы Урупского муниципального района. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то поручение должно быть исполнено в первый следующий за ним рабочий день. Поручения по рассмотрению протестов и представлений прокурора исполняются с соблюдением сроков, установленных федеральным законодательством.
3.4.Если срок исполнения поручения не указан, то поручение исполняется в следующие сроки:
1) поручения, содержащиеся в правовых актах, и документы, в которых не определен срок их исполнения - до 30 дней;
2) поручения особой важности - в день получения поручения;
3) поручения и документы, содержащие указание "срочно" - 3 дня;
4) поручения и документы, содержащие указание "оперативно" - до 10 дней;
5) парламентский запрос - до 15 дней;
6) запросы и обращения депутатов Народного Собрания (Парламента) Карачаево-Черкесской Республики - до 15 дней;
7) телеграммы и телефонограммы, требующие дополнительной проверки - до 3 дней;
8) обращения граждан, требующие дополнительной проверки, - до 30 дней.
Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то лицо, ответственное за исполнение поручения, обязано согласовать продление срока исполнения с лицом, дающим поручение.
3.6.Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения лицом является лицо, за которым закреплен "свод", если иное не указано в поручении. Лицо, ответственное за исполнение поручения, координирует работу иных исполнителей по исполнению поручения. Лицо, не являющееся ответственным за исполнение поручения, имеет право докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) лица, являющегося ответственным за исполнение поручения.
4.Порядок подготовки, рассмотрения, согласования
и представления проектов постановлений Главы
Урупского муниципального района.
4.1.Подготовка проектов постановлений Главы Урупского муниципального района - одна из организационных форм деятельности администрации, создающих возможность предварительного рассмотрения вопросов муниципального управления, развития экономики и социальной сферы района. Подготовка проектов правовых актов осуществляется в соответствии с планами работ администрации.
4.2.Проекты постановлений по наиболее крупным вопросам рассматриваются Главой Урупского муниципального района коллегиально, с участием Заместителей главы администрации, Глав городского и сельских поселений, руководителей управлений, отделов администрации.
4.3.При необходимости проекты постановлений могут рассматриваться на совещаниях при Главе администрации или его заместителей, с участием Глав городского и сельских поселений и руководителей всех заинтересованных отделов, управлений, учреждений и организаций.
4.4.Предложения по принятию постановлений Главы муниципального района выносятся Главой муниципального района, Заместителями главы администрации, управляющим делами администрации, а также руководителями отделов, управлений, другими службами.
4.5.Руководители органов местного самоуправления, иные органы, ответственные за подготовку проекта правового акта (ответственные исполнители), обязаны обеспечить подготовку и согласование проекта правового акта в соответствии с требованиями Закона Карачаево-Черкесской Республики от 02.12.2002 N 48-РЗ "О нормативных правовых актах Карачаево-Черкесской Республики" и настоящего Регламента.
4.6.Проекты постановлений Главы предоставляются в общий отдел по мере их готовности, но не позднее срока, установленного Главой муниципального района.
Проекты постановлений, представленные позднее установленного срока, могут быть приняты к подписанию в порядке исключения и только с разрешения Главы муниципального района.
Некачественно подготовленные проекты возвращаются исполнителям на доработку.
4.7.Подготовка проектов постановлений и других материалов к предварительному рассмотрению возлагается на Заместителей главы администрации, управляющего делами администрации в соответствии с распределением обязанностей по курируемым вопросам.
Проекты постановлений Главы муниципального района, согласованные с заинтересованными отделами, управлениями, другими службами и организациями, завизированные соответствующими должностными лицами, Заместителями главы, управляющим делами администрации, в соответствии с распределением обязанностей, юрисконсультом администрации, сдаются в общий отдел, который представляет их на подпись Главе администрации.
В постановлении конкретно указывается на кого возлагается контроль по исполнению постановления, указываются сроки исполнения, предоставление информаций в сроки.
4.8.Согласование проектов постановлений Главы муниципального района с руководителями отделов, управлений, оформляется визированием их руководителями. При этом четко указывается фамилия, инициалы визирующего, его должность, место работы, дата визирования.
При наличии возражений против каких-либо записей в проекте постановления, выражающее лицо представляет в письменном виде свои обоснования. Проекты постановлений в обязательном порядке должны быть завизированы юрисконсультом администрации.
Проекты постановлений по объему, как правило, не должны превышать четырех страниц, отпечатанных через 1,5 интервала. Справки к ним готовятся только по наиболее важным вопросам и должны содержать конкретный справочный материал, по объему не более 5 страниц.
4.9.Проекты постановлений, представленные на подпись Главе муниципального района должны соответствовать действующему законодательству, тщательно отредактированы, ясно излагать суть вопроса, иметь четкое изложение существа вопроса, содержать четко сформулированные и обоснованные цели и задачи, сроки исполнения и ответственность исполнителей.
Начальник общего отдела вправе возвращать исполнителям для доработки проекты правовых актов Главы Урупского муниципального района, оформленные с нарушением установленных правил, не соответствующие правилам современного русского литературного языка с учетом функционально-стилистических особенностей текстов.
4.10.К проекту постановления Главы муниципального района прилагается: список лиц, с которыми проект согласован, указатель рассылки постановления.
4.11.Контроль за сроками и качеством подготовки проектов постановлений возлагается на Заместителей главы, управляющего делами администрации, начальников отделов, руководителей управлений.
4.12.Правовые акты Главы муниципального района, принимаемые во исполнение нормативных правовых актов, должны содержать ссылку на их дату, номер и полное наименование.
4.13.Приложения к проекту правового акта подписываются управляющим делами администрации.
4.14.К каждому документу оформляется указатель рассылки, который составляется подготовившим проект документа. В рассылке указываются органы и организации, которым необходимо направить документ после его регистрации и тиражирования. Ответственность за содержание рассылки несет руководитель, подготовивший рассылку.
4.15.Общий отдел администрации обеспечивает выпуск, тиражирование постановлений Главы муниципального района, обеспечивает их отправку исполнителям в течение трех дней после подписания, согласно указателю рассылки.
Каждый экземпляр рассылаемого правового акта заверяется круглой печатью общего отдела администрации.
4.16.Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, обязательно направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.
4.17.Подлинные экземпляры постановлений Главы Урупского муниципального района с визами заинтересованных лиц в течение двух лет хранятся в архиве общего отдела. Они предоставляются для ознакомления руководителям только по разрешению управляющего делами администрации.
По истечении установленных сроков официальные документы сдаются в архивный отдел администрации на постоянное хранение.
Передача подписанных подлинных актов Главы муниципального района из общего отдела администрации не допускается.
4.18.Снятие копий с правовых актов по заявкам структурных подразделений администрации, органов местного самоуправления возможно только по разрешению управляющего делами администрации муниципального района.
4.19.Официальное опубликование постановлений осуществляется на основании Закона Карачаево-Черкесской Республики "О нормативных правовых актах Карачаево-Черкесской Республики" и организуется отделом по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению администрации.
4.20.Во время длительного отсутствия Главы муниципального района постановления подписываются исполняющим его обязанности - Заместителем главы администрации.
5.Подготовка и издание распоряжений Главы
Урупского муниципального района
5.1.По оперативным и другим текущим вопросам, не требующим коллегиального обсуждения, издаются распоряжения Главы Урупского муниципального района. Подготовка и оформление проектов распоряжений Главы муниципального района ведется с соблюдением тех же основных требований, что и постановлений.
5.2.Согласованные и завизированные соответствующими должностными лицами проекты распоряжений сдаются в общий отдел, который представляет их Главе на подпись.
5.3.Распоряжения Главы муниципального района издаются в пределах его компетенции по вопросам, требующим оперативного решения. Подписываются распоряжения Главой муниципального района, в случае длительного отсутствия Главы исполняющим его обязанности Заместителем главы администрации.
5.4.Распоряжения по вопросам премирования работников отделов и управлений администраций, муниципальных образований издаются на основании существующего законодательства.
5.5.Подписанные распоряжения передаются в общий отдел для рассылки заинтересованным организациям, отделам, управлениям и т.д.
6.Порядок образования, упразднения структурных
подразделений администрации и организация работы с кадрами
6.1.Глава Урупского муниципального района принимает решение об образовании и упразднении структурных подразделений администрации, в соответствии с действующим законодательством, с последующим утверждением Советом Урупского муниципального района.
6.2.Порядок формирования, полномочия и организация администрации, ее структурных подразделений (с правами юридического лица) определяются положениями, утверждаемыми Советом Урупского муниципального района, в соответствии с действующим законодательством.
6.3.Назначение и освобождение от должности лиц, замещающих муниципальные должности и муниципальные должности муниципальной службы осуществляются в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
6.4.Глава Урупского муниципального района издает соответствующие распоряжения по администрации.
Срочный трудовой договор на один год заключается с работниками, достигшими предельного возраста, установленного для замещения муниципальной должности муниципальной службы, но не старше 65 лет, в случае принятия решения о продлении им срока нахождения на муниципальной службе, в соответствии с пунктом 2 статьи 19 Закона Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".
Срочные трудовые договора также заключаются в других случаях, предусмотренных статьей 59 Трудового кодекса Российской Федерации.
С остальными муниципальными служащими трудовые договора заключаются на неопределенный срок.
С работниками, занимающими должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности администрации, трудовые договоры заключаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.5.Формирование администрации проводится на основе индивидуального подбора кадров, в том числе с использованием резерва на выдвижение.
6.6.Постановления, распоряжения по назначению и увольнению работников администрации готовятся отделом по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению после предоставления необходимых документов в соответствии с Законом Российской Федерации "О муниципальной службе".
В структурных подразделениях (с правами юридического лица) соответствующие приказы готовят работники, на которых возложена кадровая работа.
6.7.На всех принятых работников отделом по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению оформляется личное дело в установленном порядке.
Заявления работником об увольнении, а также о предоставлении отпуска подаются в отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению за 2 недели до обозначенного в них срока.
Подлинные экземпляры постановлений, распоряжений о поступлении, прохождении и прекращении службы хранятся в отделе по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению, вторые экземпляры направляются в отдел бухгалтерского учета и отчетности.
6.8.Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих администрации занимаемым должностям муниципальной службы, решения вопросов выдвижения работников на вышестоящие должности проводится аттестация муниципальных служащих.
Порядок проведения аттестации устанавливается федеральными и республиканскими законами, а также Положением об аттестации муниципальных служащих, утверждаемым муниципальным правовым актом в соответствии с типовым положением о проведении аттестации муниципальных служащих, утверждаемым законом Карачаево-Черкесской Республики.
6.9.В целях систематического повышения профессионального уровня муниципальные служащие направляются на профессиональную переподготовку и курсы повышения квалификации.
6.10.Вопросы поощрения дисциплинарного взыскания муниципальных служащих определяются статьями 26, 27 Закона Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и иными нормативными правовым актами.
7.Организация работы со служебными документами.
7.1.Документы в администрации готовятся с учетом требований и правил, обеспечивающих соблюдение юридической техники.
На всех документах, кроме служебных писем, указывается их вид. Дата, подпись и номер являются обязательными реквизитами документов.
Датой документа является дата его подписания либо утверждения. Элементы даты воспроизводятся в последовательности: число месяца, месяц, год (03.01.2007, 15.02.2007).
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия - И.Н. Петров).
7.2.Служебные документы, адресованные в администрацию, поступают через общий отдел. Полученная корреспонденция вскрывается, за исключением адресованной лично, проверяется целостность вложений.
Почта, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается или пересылается в учреждение, которому она предназначена.
Письма депутатов Народного Собрания (Парламента) КЧР учитываются как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан.
7.3.Начальник общего отдела администрации регистрирует входящую корреспонденцию, письменные обращения граждан в день поступления. На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа, справа, проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления и входящий номер документа.
Каждый документ, подлежащий регистрации, заносится в журнал регистрации входящей корреспонденции. Начальник общего отдела после регистрации передает корреспонденцию Главе Урупского муниципального района на рассмотрение.
Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты.
7.4.Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Резолюция проставляется на документе ниже реквизита адреса, а при необходимости - на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа или на отдельном листе бумаги. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.
Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
Ответственным за исполнение документа является лицо, за которым закреплен "свод", ему передается копия документа и резолюции. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.
Передача зарегистрированных документов из одного подразделения администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ.
На документах, поступивших в администрацию и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
Срок рассмотрения служебной корреспонденции устанавливается в соответствии с настоящим Регламентом.
7.5.Письма, адресованные Президенту Карачаево-Черкесской Республики, председателю Правительства Карачаево-Черкесской Республики отправляются только в первом экземпляре и подписываются Главой Урупского муниципального района, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности.
Письма в республиканские органы государственной власти и учреждения, органы исполнительной власти республики, органы местного самоуправления муниципальных образований республики подписывают и заместители Главы администрации Урупского муниципального района согласно распределению обязанностей в зависимости от характера содержания письма.
Исходящие документы, подписанные Главой Урупского муниципального района, Заместителями главы администрации, регистрируются в общем отделе администрации, здесь же хранятся и копии этих документов.
Письма печатаются в двух экземплярах. При оформлении писем и телеграмм исполнителем указывается полный почтовый или телеграфный адрес, при ответе на входящий документ - также его номер и дата.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Все документы, подписанные Главой Урупского муниципального района, Заместителями главы администрации высылаются адресатам только через общий отдел администрации согласно указателю рассылки.
Общий отдел администрации осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, ежемесячно анализирует состояние работы по документообороту в администрации, информирует об этом Главу Урупского муниципального района.
7.6.Все важные входящие, исходящие, внутренние документы, имеющие конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль. Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
Исполненные документы хранятся в общем отделе администрации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и по истечении срока хранения сдаются в архив.
7.7.Письма администрации оформляются на гербовых бланках, гербовые бланки хранятся в сейфе общего отдела, порядок работы с гербовыми бланками определяется распоряжением Главы Урупского муниципального района.
7.8.Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования", конфиденциальной информацией регламентируется специальными инструкциями.
С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).
7.9.Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в администрации возлагается на общий отдел администрации. В каждом отделе, управлении администрации ответственным за организацию и правильное ведение делопроизводства является его руководитель.
Кроме того, руководитель структурного подразделения администрации определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
На общий отдел администрации и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях администрации, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
- прием, учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных количеству зарегистрированных документов, а также правильности их регистрации;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку адресатам (при необходимости - с указанием адреса);
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения, контроль за их возвратом;
- контроль за своевременным списанием "В дело" исполненных документов;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.
7.10.По истечении года, начальник общего отдела, лица, ответственные в подразделениях администрации за делопроизводство, обеспечивают отбор и оформление дел на постоянное и временное хранение.
7.11.Структурные подразделения администрации могут использовать в работе не противоречащие настоящему Регламенту методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в подразделении.
Экземпляр настоящего Регламента направляется всем должностным лицам администрации.
8.Порядок рассмотрения письменных обращений
и организация личного приема граждан
8.1.Порядок рассмотрения обращений граждан ведется в соответствии с Законом РФ от 02.05.2006 N 59 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
8.2.Администрация в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа в установленный законом срок. В этих целях общий отдел администрации организует прием граждан Главой Урупского муниципального района, Заместителями главы администрации муниципального района и работу с письменными обращениями.
8.3.Прием граждан Главой муниципального района, Заместителями главы муниципального района ведется в установленные дни недели по графику утвержденному Главой муниципального района. Запись на прием и организация приема граждан обеспечиваются секретарями приемной и начальником общего отдела.
Организация исполнения решений по результатам приема граждан возлагается на Заместителей главы администрации муниципального района в соответствии с распределением обязанностей, руководителей отделов, управлений администрации, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.
8.4.Работу с индивидуальными и коллективными письменными обращениями граждан, поступившими на имя Главы муниципального района организует общий отдел администрации.
9.Порядок подготовки
и проведения совещаний в администрации
9.1.Необходимость проведения совещаний по различным направлениям деятельности определяется Главой муниципального района. Они предусматриваются в планах работ на очередной квартал и уточняются в перечнях основных мероприятий на очередной месяц.
9.2.Ответственность за подготовку совещания (план организационных мероприятий, порядок проведения совещания, доклад, информации, справки по вопросам совещания), протокольно-организационное обеспечение совещаний возлагается на отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению и общий отдел администрации.
9.3.По каждому из рассматриваемых на совещании вопросов приглашаются лица, имеющие к этому вопросу непосредственное отношение.
Состав лиц, приглашаемых на совещание, проводимое Главой муниципального района, согласовывается с Заместителем главы администрации муниципального района и организацией, ответственной за подготовку рассматриваемых вопросов.
9.4.Администрация в установленном порядке:
представляет средствам массовой информации официальную информацию о повестке дня совещания, проводимого Главой Урупского муниципального района;
9.5.Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний и обслуживание их участников возлагаются на управляющего делами Администрации.
9.6.Порядок, срок и ответственное лицо за подготовку информации об исполнении поручений, данных на совещании, определяются должностным лицом, проводившим совещание.
10.Организация контроля исполнения
распорядительных документов
10.1.Система контроля определяет организацию, порядок работы должностных лиц с контролируемыми документами, своевременное предупреждение о возможных срывах сроков исполнения, регулярное информирование должностных лиц администрации о ходе исполнения документов и обеспечивает своевременное, качественное исполнение документов.
10.2.Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие поручения Президента КЧР (Указы, Распоряжения, письма, решения антитеррористической комиссии), Вице-президента КЧР (письма), Администрации Президента КЧР (распоряжения, письма), Правительства КЧР и его Президиума (постановления, распоряжения, письма, решения комиссий), министерств и ведомств (письма), Главы Урупского муниципального района (постановления, распоряжения, решения совещаний), запросы депутатов Народного Собрания (Парламента) КЧР, обращения граждан.
На контроль могут ставиться и другие документы по решению Главы Урупского муниципального района.
10.3.Контроль исполнения включает в себя: учет контролируемых документов;
непосредственную проверку и регулирование хода исполнения документов;
анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
10.4.Контроль своевременного исполнения документов осуществляют должностные лица, на которых Главой Урупского муниципального района возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или в резолюциях по исполнению документа.
10.6.Руководители структурных подразделений администрации, исполнительных органов, органы местного самоуправления являются ответственными за организацию работы по фактическому исполнению контролируемых служебных документов, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их исполнение.
10.7.Текущий контроль за сроками исполнения документов по контрольным делам:
- вышестоящих органов осуществляет общий отдел администрации;
- Главы Урупского муниципального района осуществляет отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению.
10.8.Все служебные документы исполняются в срок, указанный в резолюции руководства Администрации или в текстах документов. Он может быть изменен, продлен только лицом или органом, которые его устанавливали.
Продление срока исполнения документа должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока его действия. В противном случае документ считается не выполненным в срок.
10.9.Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.
11.Порядок оформления отпусков в администрации
11.1.Отделом по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению не позднее чем за 2 недели до начала календарного года для муниципальных служащих и обслуживающего персонала составляется график отпусков.
11.2.График отпусков утверждается Главой Урупского муниципального района, в структурных подразделениях - руководителями структурных подразделений.
11.3.Начальники отделов, управлений, по согласованию с курирующими Заместителями главы администрации пишут заявление об отпуске на имя Главы Урупского муниципального района и с его резолюцией передают в отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению для оформления распоряжения о предоставлении отпуска.
Остальные муниципальные служащие проходят тот же порядок оформления отпусков, за исключением этапа согласования. Отпуск согласовывается с начальником отдела или управления, в котором муниципальный служащий работает.
Обслуживающий персонал отпуск согласовывает с управляющим делами администрации.
На заявлениях об отпуске ставится виза согласования соответствующим руководителем.
Распоряжения о предоставлении отпусков подписывается Главой Урупского муниципального района.
В структурных подразделениях администрации заявления о предоставлении отпуска подписываются руководителями структурных подразделений.
11.4.Отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению администрации контролирует наличие на заявлениях необходимых виз, осуществляет подготовку распоряжений о предоставлении отпусков и ведет учет их использования.
Подлинные экземпляры распоряжений хранятся в отделе по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению, вторые - передаются в отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации.
Заявления со всеми видами и резолюцией Главы Урупского муниципального района передаются в отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению для осуществления учета использованных отпусков.
12.Порядок получения разрешения
и оформления командировок в администрации
12.1.Для получения разрешения на выезд должностных лиц администрации за пределы республики после предварительного согласования с Главой Урупского муниципального района, а в его отсутствие - с Заместителем главы администрации, исполняющим обязанности Главы отдел по организационным вопросам, кадровому и правовому обеспечению готовит распоряжение о направлении работника в командировку. Подписанное Главой распоряжение является основанием для оформления командировочного удостоверения.
Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму N Т-10.
12.2.Оформление командировочных удостоверений осуществляет отдел учета и отчетности администрации, а подлинность удостоверений заверяется печатью "Администрация Урупского муниципального района".
12.3.Подписывает командировочные удостоверения Глава Урупского муниципального района, Заместители главы администрации.
12.4.По возвращении из командировки в течение 3 рабочих дней сотрудник администрации обязан отчитаться в бухгалтерии о командировочных расходах, а также представить Заместителю главы администрации (по курируемым вопросам) информацию о проделанной в командировке работе.
13.Печати, бланки, штампы
13.1.На документах, требующих особого удостоверения подлинности имеются следующие печати:
Гербовая печать "Глава Урупского муниципального района" ставится на документах, подписанных Главой Урупского муниципального района.
Гербовая печать "Администрация Урупского муниципального района" ставится на документах, подписанных Главой Урупского муниципального района, Заместителями главы, управляющим делами администрации, а также на справках, в трудовых книжках, пропусках и иных документах.
Печати хранятся в сейфе у управляющего делами администрации.
Простая печать с обозначением: "общий отдел администрации Урупского муниципального района" ставится на постановлениях, распоряжениях Главы Урупского муниципального района, телеграммах, входящей корреспонденции, получаемой фельдъегерской связью, копиях писем, а также для заверения подписи работников администрации. Печать хранится в сейфе у начальника общего отдела администрации.
Об утере печатей или штампов незамедлительно ставится в известность управляющий делами администрации.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования, хранения печатей в подразделениях администрации возлагаются на их руководителей.
13.2.В администрации используется бланк "Администрация Урупского муниципального района".
Бланк должен использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не может передаваться другим организациям и лицам.
Бланки разрабатываются структурными подразделениями, согласовываются с управляющим делами администрации и утверждаются Руководителем соответствующего структурного подразделения администрации.
Структурные подразделения Администрации при направлении писем, как правило, пользуются бланками "Администрация Урупского муниципального района".
Изготовленные бланки хранятся в общем отделе и выдаются структурным подразделениям по количеству под роспись.
13.3.Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.
13.4.Заказы на изготовление печатей и штампов подаются работниками Администрации управляющему делами на согласование, а утверждаются Руководителем администрации или его заместителями.
Изготовление печатей и штампов возлагается на управляющего делами администрации. Изготовленные печати и штампы учитываются управляющим делами и выдаются под роспись сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
13.5.Пришедшие в негодность и аннулированные печати возвращаются и уничтожаются по акту.
14.Организация работы
структурных подразделений Администрации.
Создание необходимых условий для работы
14.1.Ответственность за организацию работы сотрудников структурных подразделений администрации, соблюдение ими внутреннего трудового распорядка, не разглашение государственной тайны возлагается на руководителей структурных подразделений администрации.
14.2.Учет выхода на работу сотрудников ведется секретарями руководителей или другими уполномоченными на то работниками. Табель учета выхода на работу подписывается руководителем структурного подразделения администрации и в установленные сроки передается в бухгалтерию.
14.3.Материально-техническое обеспечение работы сотрудников структурных подразделений Администрации возлагается на руководителей структурных подразделений.
15.Порядок участия администрации муниципального района
в деятельности Совета Урупского муниципального района
15.1.Руководители администрации Урупского муниципального района, ее органов и структурных подразделений могут присутствовать и выступать на заседаниях Совета Урупского муниципального района, их комиссиях.
15.2.Руководители администрации Урупского муниципального района, ее органов и структурных подразделений обязаны по приглашению Совета - Урупского муниципального района, полученному не менее чем за 5 дней до заседания, присутствовать на заседании, отвечать на вопросы депутатов Совета Урупского муниципального района.
Приглашенный на заседание Совета Урупского муниципального района информирует об этом руководителя и (или) Заместителя главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей.
В случае невозможности присутствия на заседании Совета Урупского муниципального района приглашенный заблаговременно уведомляет Совет Урупского муниципального района о причине своего отсутствия с указанием должностного лица, которое может прибыть на заседания и ответить на поставленные вопросы.
16.Порядок рассмотрения администрацией Урупского
муниципального района запросов Совета, запросов и
обращений депутатов Совета Урупского муниципального района
16.1.Подготовку проекта ответа на запрос Совета, на запрос депутата районного Совета к Главе Урупского муниципального района или его Заместителям глава Урупского муниципального района или его заместители (в соответствии с распределением обязанностей) поручают соответствующим отделам, управлениям, ведомствам.
16.2.Ответ на запрос Совета дается Главой Урупского муниципального района или его заместителями в устной форме (на заседании Совета) или в письменной форме не позднее чем в 15-дневный срок с даты получения запроса или в иной установленный Советом срок.
16.3.Ответ на запрос депутата районного Совета дается Главой Урупского муниципального района или заместителем в письменной форме не позднее чем в 30-дневный срок с даты получения запроса.
16.4.Ответ на обращения депутата районного Совета в администрацию Урупского муниципального района к главе Урупского муниципального района или его заместителям дается органом или должностным лицом, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ дается в письменной форме не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления обращения в администрацию.
16.5.Обращения комиссии Совета по вопросам их ведения к руководству администрации и руководителям структурных подразделений, поступившие в администрацию, направляются для ответа органам или должностным лицам, к ведению которых относятся поставленные вопросы. О результатах рассмотрения обращений сообщается в соответствующие комиссии в согласованные с ними сроки.